KONTROLA PROJEKTÓW UNIJNYCH

Nasze przedsiębiorstwo oferuje profesjonalne wsparcie przy poprawności realizacji projektu współfinansowanego ze środków UE.

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest elementarnym obowiązkiem w trakcie trwania projektu lub do pięciu lat po jego zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Kontrola projektu może także nastąpić w trakcie okresu trwałości projektu. Instytucje zewnętrzne (m.in. IZ, IP, KE, US, UKS, NIK itd.) uprawione do weryfikacji poprawności realizacji projektu, bądź uzyskanych wskaźników, mają możliwość prowadzenia kilku rodzajów kontroli.

TWÓJ PROJEKT MOŻE ZOSTAĆ PODDANY NASTĘPUJĄCYM KONTROLOM:

  1. Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony wniosek o płatność jest sprawdzany pod kątem formalnym i rachunkowym. Dodatkowo są sprawdzane wydatki ujęte we wniosku do refundacji oraz, czy wskazane rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi, tj. czy mieszczą się w kategoriach wydatków, które można finansować ze środków UE. Weryfikacji podlegają wówczas wszystkie faktury i rachunki lub ich część, które zostały ujęte w danym wniosku o płatność.
  2. Kontrola w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie – instytucja, z którą podpisałeś umowę, w każdym roku sprawdzi wybraną przez siebie grupę projektów. W grupie tej może się znaleźć także Twój projekt. Kontrole te mogą być prowadzone w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu. Kontroli podlegać będzie prowadzona przez Ciebie dokumentacja oraz zakres rzeczowy realizowanego projektu. Szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu, czy faktycznie projekt jest wykonywany (np. wizyta na planowanym szkoleniu, doradztwie itp.).
  3. Kontrola krzyżowa – kontrola ta odbędzie się w sytuacji, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt lub gdy realizowałeś projekty w latach 2007-2013. W trakcie kontroli sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki. W kontroli tej nie uczestniczysz – prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym. Możesz dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i zostaniesz poproszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji.
  4. Kontrola na zakończenie realizowanego projektu – w ramach tej kontroli sprawdzana będzie kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą zobowiązany jesteś posiadać. Zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu.
  5. Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu – co do zasady podczas tej kontroli sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje polegające na: *zaprzestaniu działalności produkcyjnej lub przeniesieniu jej poza obszar wsparcia finansowanego z danego programu, wskazanego dla danego województwa (np. z w przypadku RPO); *zmianie własności współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści; *istotnej zmianie wpływającej na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń. Zachowanie okresu trwałości monitoruje się najczęściej na bazie wypełnianej przez Ciebie ankiety, jednak część projektów podlega kontroli w miejscu ich realizacji.
  6. Kontrola doraźna – przeprowadzana jest bez uprzedniego poinformowania lub jeden dzień roboczy przed jej przeprowadzeniem. Decyzja o takiej kontroli podejmowana jest na skutek stwierdzenia nieprawidłowości podczas realizacji projektu lub podejrzenia ich wystąpienia.
  7. Inne kontrole – realizowane na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową (czyli właściwy Urząd Kontroli Skarbowej) lub Najwyższą Izbę Kontroli. Instytucje te mogą weryfikować prawidłowość prowadzenia zamówień publicznych, oceniać oddziaływanie na środowisko lub zakres udzielanej pomocy publicznej.

W trakcie kontroli sprawdzany jest faktyczny stan realizacji projektu pod względem finansowym i rzeczowym oraz zgodność jego realizacji z umową o dofinansowanie projektu. Sprawdzana jest przede wszystkim dokumentacja, w tym:

  1. Dokumenty finansowe – m.in.: *oryginały dowodów księgowych, (tj. faktury, rachunki, noty księgowe, listy płac) oraz zawierane umowy; *dokumenty potwierdzające opłacenie dokumentów przedstawionych do rozliczenia, czyli wyciągi bankowe, potwierdzenia przelewów, raporty kasowe, dowody KP i KW; *obowiązująca w Twojej firmie polityka rachunkowości; *wyodrębniona ewidencja księgowa wraz z zestawianiem obrotów i sald. Ponadto ocenie podlegają dokumenty potwierdzające przyjęcie zakupionych produktów do ewidencji księgowej tj. dokumenty OT, ewidencja środków trwałych oraz księgi inwentarzowe.
  2. Dokumenty potwierdzające zgodność działań projektowych z politykami wspólnotowymi – m.in.: *ogłoszenia o naborze na wolne stanowiska pracy; *umowy o pracę; *certyfikaty środowiskowe.
  3. Dokumenty potwierdzające zgodność zrealizowanych działań z Ustawą Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności – m.in.: *sposób szacowania wartości zamówienia; *upublicznienie treści ogłoszenia o zamówieniu; *potwierdzenie przesłania zapytań ofertowych do potencjalnych dostawców; *uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty; *raport z udzielonego zamówienia; *treść umowy podpisanej z wyłonionym wykonawcą lub dostawcą.
  4. Dokumenty potwierdzające osiągnięcie założonych wskaźników produktów/ rezultatów – m.in.: *umowy i faktury zakupu środków trwałych przewidzianych w projekcie; *umowy i bieżące dokumenty potwierdzające deklarowane zwiększenie zatrudnienia; *umowy potwierdzające nawiązanie współpracy z innymi podmiotami, wskazanymi we wniosku o dofinansowanie; *uzyskane certyfikaty.
  5. Procedury archiwizacji dokumentacji projektowej – Korzystając ze środków UE przyjmujesz na siebie obowiązek archiwizacji pełnej dokumentacji projektowej w siedzibie swojej firmy, przez okres wskazany w umowie dotacji.
  6. Działania informacyjno-promocyjne – m.in.: *oznakowanie dokumentacji i korespondencji prowadzonej w związku z realizacją projektu; *oznakowanie dofinansowanych środków trwałych; *oznakowanie miejsca realizacji projektu.
  7. Oprócz dokumentów kontrolerzy mogą też naocznie sprawdzić, czy zakupione sprzęty, maszyny i urządzenia są zgodne z opisem przedstawionym przez Ciebie we wniosku o dofinansowanie.

Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia. WAŻNE!!! Wydatki poniesione w sposób nieprawidłowy muszą zostać objęte korektą wysokości przyznanego dofinansowania, a dokładnie jego pomniejszeniem, gdyż nie można kwot wycofywanych z projektu przeznaczać na inne wydatki w tym samym projekcie. W skrajnych wypadkach może to prowadzić nawet do całkowitej utraty dofinansowania lub rozwiązania umowy.

Nasze przedsiębiorstwo oferuje usługę przeprowadzenia kontroli wewnętrznej realizowanego przez Ciebie projektu we wszystkich wyżej wskazanych zakresach

Wszystkich zainteresowanych powyższymi usługami, zapraszamy do kontaktu:

Katarzyna Charkowska-Giedrys

katarzyna@writeit.pl lub uslugi@writeit.pl

506-844-462

Nie znalazłeś tego, czego szukasz?

Skontaktuj się z nami:  uslugi@writeit.pl; 731-247-847